Software-Dokumentation, Technische Redaktion

Technische Dokumentation für das Europäische Patentamt

form & netz betreut seit 2006 die gesamte technische Redaktion für die Software EPA Online-Einreichung, die auch noch unter ihrem früheren Name epoline® bekannt ist.
2009 kamen Handbücher und Online-Hilfe für weitere Software-Produkte hinzu, das EPO Online Multipay Tool und das web-basierte EPO Online Payment.
Im Winter 2010/2011 gab es ein besonderes Projekt zur Dokumentation des intern beim EPA genutzten Portals eGate für die drei Module Frontend International, Preclassification und Sequence Listing.

Die Online-Dienste des EPA

Ausführliche Informationen über die Online-Dienste des Europäischen Patentamtes sowie den Downloadbereich für Software und Dokumentation finden Sie auf der Website www.epo.org. Die Nutzung der Online-Dienste ist übrigens grundsätzlich kostenlos.

EPA Online-Einreichung ist eine Eigenentwicklung des EPA (Europäisches Patentamt), das Patentanwälten und Firmen die Erstellung, Verwaltung und Einreichung von Patentanträgen ermöglicht. Benutzer können über das Internet Anträge auf europäische und internationale Patente einreichen. Mit dem deutschen Plugin gehen die Anträge für deutsche Patente über eine Schnittstelle des EPA direkt beim Deutschen Patent- und Markenamt ein. Unmittelbar nach der erfolgreichen Einreichung erhält der Anmelder eine elektronische Empfangsbestätigung des EPA, was im Verfahren einen wertvollen Zeitgewinn bedeutet. Die Authentifizierung der Benutzer und die Signatur der Anträge erfolgen über eine Smartcard mit PIN.

Das EPO Online Multipay Tool ist ein kleines Programm, das die Vorbereitung von Sammelzahlungen im XML-Format ermöglicht. Damit können Anwender, die nicht mit der EPA Online-Einreichung arbeiten, für ihre Patentanmeldungen alle zu zahlenden Gebühren zusammenstellen und auf der Website der EPA Online-Dienste hochladen.

Die EPA Online-Gebührenzahlung ist eine Online-Applikation, in der registrierte Anwender Gebühren zur Zahlung an das EPA anweisen können, entweder als Einzelzahlung oder in Form einer mit dem Multipay Tool vorbereiteten Sammelzahlung. Wie beim Online-Banking können auch Kontoauszüge erstellt und Einzugsermächtigungen erteilt werden.

Das Intranet-Portal eGate wird von den Sachbearbeitern im EPA genutzt, um alle im Verfahren PCT/RO/101 eingehenden Patentanträge formal zu prüfen, zu klassifizieren und zu verwalten. Ein komplexer Workflow führt vom Eingang der Antragsunterlagen per Post oder Fax bzw. über die EPA Online-Einreichung bis zur Weitergabe der vollständigen Unterlagen an die Patentprüfer.

Workflow und Technik

Zur Produktion der gesamten Dokumentation wurde das Redaktionssystem AuthorIT eingesetzt. AuthorIT ist eine objektbasierte Software für das Single-Source-Publishing, die mit einer relationalen Datenbank arbeitet. Die Basisversion aller Dokumente wurde von form & netz auf Deutsch (oder Englisch) geschrieben und von der Sprachabteilung des EPA intern übersetzt. Die Lokalisierung der Dokumente für die englische und französische Version wurde mit dem Localisation Manager von AuthorIT bearbeitet. Die Publikation der Handbücher und Bedienungsanleitungen erfolgte als PDF-Dokument sowie als Online-Hilfe in HTML und CHM.

Aufgaben und Leistungen im Detail

seit 04/2008 - in Zusammenarbeit mit der Cirquent AG (ehem. Softlab Group)

• Laufende Aktualisierung der Technischen Dokumentation für EPA Online-Einreichung (Release Version 5.00 in 2010, Release Version 5.04 in 2011):
  Benutzerhandbuch, Online-Hilfe und Installationshandbuch (jeweils Englisch, Deutsch und Französisch), Anleitung zum Import von XML-Daten aus anderen Patentverwaltungssystemen über das PMS-Gateway (Englisch).
• Erweiterung von Benutzerhandbuch und Online-Hilfe für EPA Online- Einreichung mit dem neuen Opposition-Plugin (Einspruchsverfahren)
• Handbuch für den Import von XML-Daten für das deutsche Verfahren DE 2007E in EPA Online-Einreichung (Englisch)
• Neufassung von Benutzerhandbuch und Online-Hilfe für das EPO Online Multipay Tool (Deutsch, Englisch, Französisch)
• Neufassung der Online-Hilfe für das EPO Online Fee Payment (im Online-Portal für registrierte Anwender)

03/2007 bis 03/2008 - in Zusammenarbeit mit STI Consulting

• Aktualisierung des Benutzerhandbuches und der Online-Hilfe für EPA Online-Einreichung im Rahmen der Umsetzung des EPÜ 2000, Re-Branding
• Handbuch für den Import von XML-Daten aus Patentverwaltungssytemen oder anderen Quellen in EPA Online-Einreichung (Englisch)
• Aktualisierung des Installationshandbuches
• Neue Texte und Grafiken für die Kurzanleitung (Quick Reference Guide)
• Aktualisierung der deutschen Tutorials für Anfänger und Fortgeschrittene
• Anpassung der englischen und französischen Schulungsunterlagen
• Aktualisierung und Ergänzung der Anleitung für das Plugin DE 2007E
• Erstellung des Installationshandbuches auf Englisch, Produktion auf Deutsch und Französisch

2006 - im Direktauftrag

• Erstellung des deutschen, englischen und französichen Benutzer-Handbuches mit Online-Hilfe
• Update von Nutzerleitfaden und Online-Hilfe für das deutsche Verfahren DE 2007E
• Erstellung der deutschen Schulungsunterlagen für Anfänger und Fortgeschrittene

2005 - im Direktauftrag

• Update von Nutzerleitfaden und Online-Hilfe für das deutsche Verfahren DE 2007E auf Version 3.0

2004 - in Zusammenarbeit mit Computer Futures Solutions

• Benutzerhandbuch und die Online-Hilfe für das deutsche Plugin (Formblatt 2007E) von epoline® V 2.10.